Politique de confidentialité

1. Introduction

Le Bureau des Élèves (BDE) de l'INSA Rouen Normandie accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles. Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, partageons et protégeons vos informations lorsque vous utilisez notre plateforme, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

2. Collecte et utilisation des données

Nous collectons uniquement les données strictement nécessaires au bon fonctionnement de nos services et à la gestion de la vie associative.

• Données d'identité : nom, prénom, adresse e-mail institutionnelle (fournie via l'authentification CAS de l'INSA Rouen).
• Données de vie associative : adhésions aux clubs, inscriptions aux événements, demandes de réservation de locaux.
• Données de scolarité : département, année d'études et date de naissance (fournies par l'authentification CAS de l'INSA Rouen, ou saisies lors d'un premier achat).
• Adhésion et achats au BDE : adhésions, achats au local et sur la Boutique BDE (articles, montants, dates, moyen de paiement).

Ces données sont utilisées pour gérer votre compte, traiter vos demandes (inscriptions, réservations) et vous informer sur la vie du campus.

3. Adhésion, achats et billetterie

Les adhésions et les ventes du BDE (au local comme sur la Boutique BDE) sont enregistrées dans GBDE, l'outil de gestion interne du BDE. Chaque étudiant qui achète au BDE y a une fiche, qu'il soit adhérent ou non :

• Pourquoi : gérer les adhésions, encaisser et remettre les achats, appliquer les conditions d'une vente (tarif adhérent, une prévente par personne, places réservées à certains départements ou années, âge minimum le jour d'un événement), rembourser si besoin et tenir la comptabilité.
• Ce qui est transmis à GBDE : à chaque connexion au site, votre identité INSA (identifiant, adresse e-mail, nom, prénom, date de naissance) pour tenir votre fiche à jour si vous en avez une ; à chaque commande, cette identité, ainsi que votre département et votre année lors d'une première adhésion ou d'un premier achat.
• Âge : la date de naissance sert uniquement à vérifier l'âge minimum exigé pour certains articles (par exemple 18 ans pour un open bar). Si elle est inconnue, l'âge est vérifié sur place, sur présentation d'une pièce d'identité.
• Paiement : les paiements en ligne sont traités par Sumeria (ex-Lydia). Le BDE ne reçoit ni ne conserve vos coordonnées bancaires, seulement la référence et le montant du paiement.
• Accès : ces données ne sont accessibles qu'aux membres du bureau du BDE habilités dans GBDE.

4. Utilisation des cookies

Notre site utilise des cookies de manière limitée. Nous n'utilisons que des cookies techniques strictement nécessaires au fonctionnement du site, notamment pour maintenir votre session active après votre connexion via le CAS de l'INSA, et pour garder le contenu de vos paniers ainsi que les liens d'accès aux offres privées que vous avez ouverts (une semaine au plus pour la Boutique BDE). Aucun cookie publicitaire ou de traçage commercial n'est utilisé.

5. Partage et destinataires des données

Vos données personnelles sont destinées à l'équipe restreinte du BDE INSA Rouen Normandie ainsi qu'aux responsables des clubs dont vous êtes membre. En aucun cas, vos données ne seront vendues, louées ou cédées à des tiers à des fins commerciales. Certaines données peuvent être partagées avec l'administration de l'INSA Rouen dans le cadre strict de l'organisation d'événements et de la sécurité (ex: listes de participants).

6. Durée de conservation

Vos données sont conservées pendant la durée de votre scolarité à l'INSA Rouen Normandie ou tant que votre compte est actif. Elles sont ensuite supprimées ou anonymisées dans un délai d'un an après la fin de votre cycle universitaire ou votre désinscription.

Dans GBDE, la fiche d'un étudiant (identité, département, année, date de naissance) et l'historique de ses adhésions et achats sont conservés tant qu'il adhère ou achète au BDE, puis supprimés lors du nettoyage des anciens membres effectué par le bureau, dans un délai d'un an après sa dernière adhésion ou son dernier achat.

7. Droits des utilisateurs

Conformément à la réglementation en vigueur, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d'accès et de rectification de vos données.
• Droit à l'effacement (droit à l'oubli).
• Droit à la limitation du traitement.
• Droit à la portabilité de vos données.
• Droit d'opposition au traitement.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter directement à l'adresse mentionnée dans la section suivante. Vous pouvez consulter à tout moment vos adhésions et vos achats sur la page « Mes achats ».

8. Délégué à la protection des données (DPO)

Pour toute question relative à la gestion de vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter notre responsable du traitement des données à l'adresse e-mail suivante : bde@insa-rouen.fr, ou vous rendre au local du BDE aux heures de permanence.

9. Sécurité

Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque, afin de protéger vos données personnelles contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation ou l'altération.